×

Notice

There is no category chosen or category doesn't contain any items

Virtual Office

User Rating: 0 / 5

Star InactiveStar InactiveStar InactiveStar InactiveStar Inactive

VIRTUAL OFFICE

Menekan Biaya Menambah Gengsi

Pernahkah Anda membayangkan berkantor di gedung ternama dengan fasilitas prima tanpa perlu mengeluarkan uang banyak? Virtual office adalah jawabannya.

Makin mahalnya harga ruang perkantoran di Tanah Air dan makin canggihnya teknologi informasi membuat kantor maya (vitual office) menjadi pilihan. Di sisi lain, kemacetan yang makin merajalela di Ibukota membuat konsep ini makin diminati. Virtual office merupakan otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual menjadi otomatis. Dengan demikian, dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnisnya adalah dokumen dalam bentuk elektronik (soft copy), bukan hard copy. 
Kantor regional Xerox di Waltham, Massachussets, Amerika Serikat adalah kantor pertama yang menerapkan konsep virtual office. Konsep ini berhasil mengurangi penggunaan kertas (paperless) dan mengurangi penggunaan ruang kantor. Hal ini Ternyata meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, sementara biaya yang harus dikeluarkan perusahaan dapat ditekan (cost reduction).
Melihat makin banyaknya peminat, beberapa pihak pun mengembangkan bisnis kantor maya. Peminatnya antara lain perusahaan-perusahaan baru yang belum memiliki gedung kantor atau perusahaan asing yang tengah melakukan penjajakan untuk membuka kantor cabang di sebuah negara atau kota.
Pada dasarnya, bisnis virtual office merupakan layanan kantor bersama yang menyediakan alamat bisnis, layanan surat menyurat dan kurir, layanan telepon, layanan resepsionis, layanan faksimili, layanan menjawab, web hosting, serta fasilitas pertemuan dan konferensi. Jadi, perusahaan pengguna jasa virtual office tak perlu memiliki semua, mereka cukup menyewanya sesuai kebutuhan, sehingga biaya operasional kantor bisa ditekan. Sebuah kantor maya biasanya dilengkapi fasilitas internet broadband, mesin faksimili, fotokopi, printer, fitur telepon lengkap, conference call, video conferencing, lobi atau ruang tunggu, dan pantry. Selain itu, penyewa juga bisa mendapatkan fasilitas berupa pembuatan website, kartu nama, dan jasa pengacara.
Aplikasi komersial pertama dari virtual office terjadi pada 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan Virtual Office, Inc, di Boulder, Colorado, Amerika Serikat. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai Intelligent Office.

Di Indonesia, penggunaan kantor virtual sudah marak sejak pergantian milenium lalu. Hal ini ditandai dengan menjamurnya perusahaan yang menawarkan jasa virtual office di Jakarta. Ditilik dari sisi hukum, penggunaan

virtual office oleh perusahaan (perseroan terbatas) pada umumnya tidak menyalahi hukum. Akan tetapi, jika perusahaan tersebut merupakan Perusahaan Kena Pajak (PKP) dengan omzet Rp. 600 juta per tahun, maka perusahaan tersebut berpotensi memiliki masalah perpajakan.
Keuntungan Virtual Office

Keuntungan menggunakan virtual office antara lain: dapat ‘memiliki’ kantor di gedung bergengsi tanpa harus menyewa ruang kantor secara permanen. Perusahaan yang menyewa virtual office akan mendapat nomor telepon khusus, sehingga saat klien perusahaan tersebut menelepon, operator virtual office akan menjawab telepon atas nama perusahaan tersebut. Dengan demikian, si klien akan menyangka bahwa perusahaan tersebut memiliki kantor.
Selain menjawab telepon, si operator juga bertugas menerima dan mengirimkan surat-surat yang masuk kepada si penyewa. Dengan demikian, si penyewa tetap dapat memiliki alamat untuk kegiatan surat menyurat perusahaan. Tidak hanya jasa operator, kantor ini juga umumnya memiliki ruang kerja, ruang rapat, dan aula pertemuan yang dapat di sewa. Penyewa bisa memesan ruang kerja atau ruang rapat dengan menelepon terlebih dahulu.
Jadi, penyewaan virtual office sangat bermanfaat untuk menekan biaya sewa kantor, tanpa mengurangi gengsi perusahaan yang menyewa.
Beragam Pilihan Layanan

Salah satu operator virtual office yang gencar melakukan penetrasi di Indonesia adalah Regus. Perusahaan penyedia ruang kerja virtual yang berpusat di Belgia ini merencanakan ekspansi pembukaan 15 business center baru untuk kantor virtual, penyewaan kantor, dan ruang rapat hingga 2015 dengan anggaran sebesar USD 1,5 juta untuk satu business center.
Beragam layanan ditawarkan Regus, seperti Mailbox Plus, Penjawab Telepon, Kantor Virtual, hingga Virtual Office Plus. Layanan ini bisa dinikmati dengan tarif Rp. 429 ribu – Rp.1,2 juta per bulan.
Regus memiliki sembilan business center di Jakarta, yakni di Prudential Centre, Ciputra World, Menara Kadin, WTC 5, Menara Standard Chartered, Menara BCA Grand Indonesia, Jakarta Tempo Scan, Grha Sentra, dan Beltway Office Park. Selain itu, Regus juga memiliki business center di Wisma BII, Surabaya dan Panin Tower, Balikpapan.

Layanan Ruang Kantor Virtual

Alamat Profesional: Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.
Alamat Surat: Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.
Resepsionis: Tenaga resepsionis sebagai ‘wakil’ untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.
Ruang Meeting: Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian, atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
Resepsionis Virtual: Layanan menjawab telepon oleh sebuah mesin secara otomatis.

Kamis,17 Juli 2014

Baca Juga Artikel Dibawah ini

3 BUAH GRATIS 1

You have no rights to post comments